Helfer

Guides

Guides sind die netten Menschen, die Euch an der Tagungslocation (meist das Tagungshotel) erwarten und dann zu dem jeweiligen Event mitnehmen:

• Für Events außerhalb der Tagungslocation sammelt ein Guide die Gruppe an der Tagungslocation ein, hakt die Erschienenen auf der Teilnehmerliste ab und geht pünktlich mit der Gruppe los – sei es zum ÖPNV oder direkt zum Event.
• Für die Uhrzeiten und Wege erhält er dazu detaillierte Beschreibungen vom Orgateam im Orgabüro.
• Bei manchen Events sind Eintrittsgelder, Tickets oder anderes Zubehör mitzunehmen. Dafür trägt er die Verantwortung, sofern Ihr die Eintrittskarten nicht bekommen habt.
• Am Eventort ergänzt der Guide auf der Teilnehmerliste diejenigen, die direkt hingekommen sind, und übergibt die Gruppe an den Veranstalter.
• Damit endet vorerst seine Tätigkeit. Das Event selber kann er genießen wie jeder Andere, schließlich hat er, wie alle anderen, dafür bezahlt.
• Er ist explizit nicht verantwortlich für das Verhalten einzelner Gäste auf dem Event, nicht für das Einsammeln von Trinkgeldern und auch nicht für den Rückweg zur Tagungslocation.
• Auch ist der Guide nicht für minderjährige Gäste aufsichtspflichtig (außer er hat das mit den Erziehungsberechtigten explizit vereinbart).
• Seine ehrenamtliche Tätigkeit endet mit der Rückgabe der Teilnehmerliste an das Orgateam im Orgabüro (wobei das nicht sofort passieren muss, wenn der Guide im Anschluss erst ein anderes Event besuchen möchte).
• Ggf. gibt es Rückgelder aus nicht genutzten Eintrittsgeldern oder Rückgaben von Tickets. Diese sollten bitte möglichst kurzfristig im Orgabüro abgegeben werden.
• Allgemeine Guideinfos

Check-In (Empfangstresen)

Der Check-In der Tagungslocation ist der erste Anlaufpunkt der JT-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer:

• Am Check-In erhalten die Gäste ihren Tagungsausweis, die Eintrittskarten für die Events, die Tagungsbroschüre und einige weitere Dinge und quittieren den Erhalt.
• Wer hier hilft, sucht die Unterlagen aus den Kästen heraus, holt die Unterschrift auf dem Bogen ein und gibt dem Gast sein Paket.
• Gäste, die am Vorabend außerhalb der Öffnungszeit anreisen, können ihre Unterlagen abends in einem Restaurant abholen.
• In den meisten Fällen ist der Check-In der erste Anlaufpunkt und oft werden hier auch schon die ersten Fragen gestellt.
• Falls eine Frage nicht direkt beantwortet werden kann, wird der Gast gebeten, sich im Orgabüro zu informieren.

Einlasskontrolle

Bei allen Veranstaltungen findet grundsätzlich eine Einlasskontrolle durch das Orgateam statt:

• Hier werden die Eintrittskärtchen eingesammelt.
• Da gerade an dieser Stelle oft Hunderte Ms innerhalb kürzester Zeit eintreffen, hilft jede weitere Hand, lange Warteschlangen zu vermeiden oder zumindest zu minimieren.
• Beim Rahmenprogramm im weiteren Verlauf des Abends bleibt der Eingangsbereich besetzt, um auch den Zutritt von später erscheinenden Gästen zu gewährleisten.

Sonstiger Hilfsbedarf

Auch außerhalb obiger Hauptpunkte gibt es eine Vielzahl von Wegen und kleinen Tätigkeiten, die Ihr dem Orgateam auch kurzfristig abnehmen könnt. Schaut doch einfach mal im Orgabüro vorbei und bietet Eure Unterstützung an, wenn Ihr gerade Zeit habt.

Wenn Ihr Euch sowieso in der Nähe dort ins Gespräch mit anderen vertiefen könnt, greift das Team sicher gerne bei spontanem Bedarf auf diese netten Offerten zurück.

Danke!

An alle, die sich helfend bei der Abwicklung des Jahrestreffens einbringen werden, schon vorab an dieser Stelle unseren herzlichen Dank!

Euer Orgateam