Wenn Ihr zum ersten Mal an einem Jahrestreffen – normalerweise einfach „JT“ genannt – teilnehmt, ist es vielleicht nützlich, schon vorab einige Informationen über den Ablauf des Treffens zu erhalten.

Hier finden auch routinierte JT-Besucher vielleicht die eine oder andere Antwort – es ist in gewisser Form unsere Frage&Antwort-Seite.

Daher im Folgenden die wichtigsten Stationen für den vollen Genuss:

 

Familienmitglieder, Partner, Gäste

Die Antwort auf die häufigste Frage, die uns gestellt wird, findest Du unten auf dieser Seite.

 

Ab wann kann ich buchen?

Während das Orga-Team seit über zwei Jahren im Hintergrund arbeitet und über das MinD-Mag Appetizer verteilt, beginnt für die Teilnehmer das JT mit dem Buchungsstart.

Der Buchungsstart wird rechtzeitig über die Mensa News bekannt gegeben. Dort wird auch der Link zur Buchungsseite kommuniziert werden, die Ihr, sobald verfügbar, auch über das eMVZ finden könnt.

 

Buchung

Auf der Buchungsseite merkt Ihr in den ca. ersten beiden Wochen die Events, die Ihr gerne besuchen wollt, vor - könnt also dank des neuen Buchungssystems Euer Programm entspannt zusammensetzen. Der genaue Zeitraum für diese sog. Vormerkphase wird zusammen mit der Info über den Buchungsstart bekannt gegeben.

Das Orga-Team versucht natürlich, genügend Platz bei den verschiedenen Events anzubieten - und wenn es in den ersten zwei Wochen der Buchungsphase erkennt, was stark nachgefragt ist, versucht es, noch Plätze nachzulegen.

Die Preise für die Veranstaltungen werdet Ihr später auf der Buchungsseite sehen können, die auch vor dem Buchungsstart online sein wird, damit Ihr in Ruhe schauen könnt, was Ihr tatsächlich buchen wollt.

Achtung: Wenn Ihr auf der Buchungswebseite die Events gewählt habt und dann unten auf „Anmelden“ klickt, folgt die Seite mit den Zahlungskonditionen, dann eine Anzeige dessen, was gebucht wurde. Unten auf der Seite ist dann der Button „Kostenpflichtig anmelden“, mit dem Du dann die Buchung der Events abschließt. Bei späteren Ergänzungsbuchungen funktioniert das genauso, nur dass dann der erste Button natürlich nicht „Anmelden“, sondern „Buchung ändern“ lautet.

 

Buchung ändern

Wenn Du Deine Buchung ändern möchtest, melde Dich auf jeden Fall vorher auf db.mensa.de an, damit Du beim Öffnen Deiner JT-Buchung Deine aktuelle Buchung öffnest und nicht mit einer leeren startest.

Nach dem Login findest Du links unter „Mein Konto – Buchung“ Deine Buchungen und unter der für das JT den Button „Buchung ändern“ – damit landest Du in Deiner JT-Buchung, kannst sie ändern und dann, wie beim ersten Buchen, abschließen.

Und denke auch hierbei daran, dass Du, wie bei der erstmaligen Buchung, alle Schritte durchgehst – bis zum Button „Kostenpflichtig anmelden“ und dem Warten auf die Antwort.

 

Das Programm

In den Punkten des Rahmenprogramms findet Ihr vor allem die großen „Futterveranstaltungen“, bei denen sich Hunderte Ms abends in einem Lokal versammeln und unterhalten. Hier geht es sehr zwanglos zu und jeder ist an allen Tischen willkommen.

Einzig für das Galadiner gibt es eine Tischordnung. Der Sitzplan dazu wird rechtzeitig in der Nähe vom oder im Orgabüro ausgehängt; hier könnt Ihr eintragen, an welchem Tisch Ihr sitzen wollt.

In der Tagungslocation, die der zentrale Anlaufpunkt eines JTs ist, werden Euch Mittwoch, Donnerstag und Freitag diverse Vorträge und Workshops angeboten.

Begleitend dazu gibt es diverse Events – von Besichtigungen von Firmen oder der Stadt, von Sport-Spiel-Spaß bis zu Kulturellem. Hier könnt Ihr Eure Lieblingsthemen vertiefen oder völlig Neues entdecken – von preisgünstig bis exklusiv – von morgens bis in die Nacht hinein.

Normalerweise klingen die Abende in der Hotelbar aus.

Auch wenn es manchmal fast untergeht: Die Mitgliederversammlung (MV) ist die Veranstaltung, deretwegen das JT überhaupt stattfindet. Sie beginnt immer an einem Samstag im April um 10:01 Uhr – die kommende findet daher am Samstag während des JT statt. Eintritt verschafft Euch dazu Euer Mitgliedsausweis und damit Euch während der stundenlangen Debatten nicht die Unterzuckerung ereilt, werdet Ihr per Lunchpaket verpflegt.

Als Planungserleichterung findet Ihr vor dem Buchungsstart auf der JT-Webseite die Events verschieden gruppiert sowie Stundenpläne; für das Eintragen in Eure Kalender bieten wir Euch iCal-Dateien in den Eventbeschreibungen.

 

Ankommend (Check-In)

Erster Anlaufpunkt ist der Check-In in der Tagungslocation.

Dort bekommst Du Deine Unterlagen (Tagungsausweis, Eintrittskarten, …).

Nun kannst Du eintauchen ins JT-Getümmel und fünf Tage Spaß haben, Neues erfahren und nette Leute treffen.

Erkennbar an den gelben Lanyards werden sich Hunderte Ms und ihre Freunde in der Stadt des JT verteilen.

Setzt Euch einfach mit dazu in einem netten Café oder führt gleich in der Lobby vor den Vortragsräumen die ersten Gespräche – hier wird fünf Tage lang der Dreh- und Angelpunkt sein.

Einsteigern bietet das Orga-Team auch einen Extra-Kaffeeplausch für JT-Neulinge an.

Dort könnt Ihr in zwangloser Atmosphäre jemanden zum JT befragen, andere Neueinsteiger kennenlernen und ab dann miteinander das JT genießen.

 

Angekommen

Einzelgänger finden anhand der Anfahrtsinformationen sicher zu jedem Eventort.

Für Rudel-Liebhaber startet zu fast jedem Außenevent eine Gruppe angeführt von einem Guide, dem Ihr Euch anschließen könnt.

Bitte findet Euch dazu überpünktlich an den Abmarschpunkten ein. Die Abmarschzeiten werden exakt eingehalten und sind im Tagungsheft abgedruckt und in den Eventbeschreibungen auf der JT-Webseite zu finden.

Entscheidungen für die Zukunft des Vereines mit beeinflussen könnt Ihr am besten mit einem Besuch der MV am Samstag.

 

Informationen…

…bekommt Ihr während der Öffnungszeiten direkt vom Orga-Team am Check-In und im Tagungsbüro. Ihr erkennt die Mitglieder des Orgateams daran, dass sie blaue Lanyards tragen, und i.d.R. auch ein Shirt mit dem Aufdruck "Orgateam". Alle Eventdaten in Kurzform stehen auch im Tagungsheft.

Diese Webseiten werden laufend (vulgo: wenn es Neues gibt) aktualisiert.

Scheut Euch nicht, im Vorfeld das Orga-Team per E-Mail anzuschreiben und während des JTs werdet Ihr feststellen:
Wen immer Ihr mit rotem oder gelbem Band (= andere JT-Besucher) trefft, wird wohl höchstwahrscheinlich sein Möglichstes tun, um Euch weiterzuhelfen.

Eventuell auch hilfreich ist die Liste M2M-Schwarzes-Brett-JT, die Du auf db.mensa.de nach dem Login unter „Mein Konto – Abonnements“ abonnieren kannst.

 

Ultimative Tipps

Bucht Euch nicht zu viele Events! Man braucht zwischendurch auch mal Muße und Ruhe, um mit den Ms zu plaudern, die man kennengelernt hat.

Die Tagungslocation ist tagsüber ein guter Anlaufpunkt, um Gesprächspartner zu finden.

Und an den unmöglichen Zeiten? Schaut in die Bar des zentralen Hotels.

Traut Euch – schließt Euch an – fragt dem Orga-Team und allen Teilnehmern Löcher in den Bauch und das JT wird Euch unvergessen bleiben.

Schlaf wird oft überbewertet – Schlafmangel ist vorprogrammiert.

Nehmt Euch am besten mindestens einen Tag länger Urlaub zum Aufholen des Defizits. Alte JT-Hasen machen das.

 

Familienmitglieder, Partner, Gäste

Wenn Du Deine Partnerin, Deinen Partner oder auch Deine Kinder oder Eltern zum JT mitbringen möchtest, ist das an sich kein Problem. Auch die buchen – genauso wie Du – das JT mit den Events... oder Ihr nutzt die Paarbuchungen und/oder Familienbuchungen.

Sollten nicht alle in Eurer Familie Ms sein, dann registriere sie am besten vor dem Buchungsstart als Gast im elektronischen Mitgliederverzeichnist (eMVZ), wie in Gastaccount anlegen beschrieben, damit es nicht später in Hektik ausartet. Bitte beachte, dass für jedes Konto eine eigene, individuelle E-Mail-Adresse erforderlich ist.

Für die Buchung kann es vorteilhaft sein, die einzelnen Accounts zu verbinden und die Zahlung auch über ein Konto abzuwickeln. Das könnt Ihr in den jeweiligen Accounts im elektronischen Mitgliederverzeichnis unter „Mein Konto“ > „Beziehungen“ einstellen (was im o.g. PDF zum Anlegen eines Gastaccounts auch beschrieben ist). Events wie das JT laufen unter dem Punkt „Vertreten“, nicht unter dem Punkt „Mitgliedsbeitrag“. Sobald beide Konten die Beziehung bestätigt haben, kannst Du auf der Buchungsseite oben rechts wählen, ob Du für Dich oder für jemand anderen buchst. Wechselst Du hier die Person, für die gebucht wird, springt das System automatisch auf die Buchungsstartseite – darum besser nicht während eines Buchungsvorgangs umschalten.

 

Orgabeitrag

Wer das Jahrestreffen an sich bucht, zahlt als „Eintritt“ den sog. Orgabeitrag, der beim Buchen von Events automatisch mitgebucht wird.

Der Orgabeitrag verteilt die übergreifenden Kosten wie z.B. die für das Orgabüro und das Spielezimmer auf alle Teilnehmer des Jahrestreffens.

 

Suchtgefahr

Es herrscht absolute Suchtgefahr!

Wen einmal das JT-Virus erwischt … wird’s so schnell nicht mehr losbekommen. 🙂